ShapR hanteert een eigen adoptieaanpak gebaseerd op de ADKAR-methode. Deze methode is gericht op gebruikersadoptie bij veranderingen in een organisatie. ADKAR beschrijft vijf fasen die een gebruiker doormaakt bij verandering. Die fasen bouwen op elkaar voort. Je kunt pas verder als de gebruiker ver genoeg is in de voorgaande fase. De gebruiker beweegt dus lineair. Maar dat geldt niet voor het werk van de adoptiemanager. Zo is de R van reinforcement een cruciale stap waar je als adoptiemanager niet te laat aan moeten beginnen. Maar wat is het juiste moment om daarmee te starten?
Stel de juiste vragen!
Adoptie wordt vaak gezien als communicatie over een project of verandering en als training voor de gebruikers. Natuurlijk zijn dit belangrijke aspecten. Maar een adoptieconsultant richt zich niet alleen op de gebruikers. Ook kritische vragen aan de opdrachtgever en het management zijn van groot belang:
- Hoe wil je dat dit systeem gebruikt wordt?
- Welke samenwerkings- en procesafspraken zijn nodig en hoe worden die vastgelegd?
- Welke medewerker of afdeling draagt straks verantwoordelijkheid voor dit proces?
Het beantwoorden van dit soort vragen is essentieel voor een duurzame implementatie van de veranderingen. Daarbij vereist het vastleggen van werkwijzen gezamenlijk overleg tussen de eindgebruikers met praktijkervaring en de managers of procesverantwoordelijken. Samen bespreken ze de voortgang tijdens en na de implementatie. Daarnaast zijn de antwoorden op de vragen van belang voor het beheer van een proces of systeem en voor de toekomstige borging ervan in de organisatie.
Reinforcement: wat is het en waarom is het nodig?
Reinforcement is het bekrachtigen van verandering. Het is een voortdurend proces waarin je gebruikers stimuleert om de verandering vol te houden. Reinforcement is belangrijk omdat gebruikers geneigd zijn vast te houden aan een bekende methode of bestaand systeem. Dat komt niet alleen voort uit bekendheid en kennis, maar ook uit zekerheid en (zelf)vertrouwen: ‘Ik weet wat er van mij verwacht wordt en ik kan dat naar behoren uitvoeren.’
Door vroegtijdig afspraken te maken, geef je gebruikers handvatten tijdens het leerproces. Door hen direct te laten leren, geef je ze kaders waarin de benodigde kennis wordt opgeslagen. Bijvoorbeeld over het gebruik van nieuwe functies. En belangrijker nog, over wanneer je die gebruikt. Zo kunnen gebruikers aan het eind van de implementatie zeggen: ‘Ik houd vast aan deze nieuwe manier van werken.’
Bij een nieuwe methode of systeem hoort een inrichting en werkwijze. Wanneer gebruikers die samen met de toekomstige beheerder opbouwen, versterkt dat het gevoel van een ‘eigen’ product. Een verandering heeft de meeste kans van slagen als er vanaf het begin aandacht is besteed aan de afronding.
Wanneer begin je met reinforcement?
Volgens de ADKAR-methode is reinforcement de laatste fase. Toch is het beter om hiermee al veel eerder te starten. Als je dat goed aanpakt, hoef je later alleen nog maar te monitoren en bij te stellen. Activiteiten die je eerder kunt uitvoeren voor een soepel verlopende Reinforcement zijn:
- Mijlpalen definiëren en hierover communiceren zodat de nieuwe werkwijze en implementatie actief blijven in het bewustzijn van de gebruikers.
- Werkafspraken en kaders opstellen die je kunt meenemen in gebruikerstrainingen en waarmee je de verwachtingen kunt managen. Betrek ook iedereen bij het vormgeven van deze afspraken.
- Gebruikers of superusers zelf kennisitems laten vastleggen tijdens de verandering. Dit stimuleert niet alleen hun leerproces. Het maakt het ook minder lastig om achteraf te bedenken welke items van belang waren voor het borgen van de nieuwe methoden en processen.
- Communicatierichtlijnen maken, vooral binnen grote platforms zoals Microsoft 365, Teams en SharePoint. Dat schept duidelijkheid over wie met wie communiceert, waar bestanden gedeeld worden, hoe Teams zich verhoudt tot Outlook, enz.
Als deze informatie gedurende het traject wordt vastgelegd, biedt dat handvatten voor het monitoren van gedrag en het bijstellen waar nodig. Een verandertraject loopt soms langer door dan de aanwezigheid van de adoptiemanager. Door tijdig te beginnen met het uitwerken van de Reinforcement-fase, kan de opdrachtgever zelfstandig verder werken.
Meer weten?
Wil je meer informatie over adoptie, de ADKAR-methode en hoe ShapR jou daarmee kan helpen? Neem contact op met Tirza.