Waarom 80 pagina’s niet werkt
Toen we begonnen aan dit functiehuis-project, was de bestaande versie een PDF van 83 pagina’s. Inhoudelijk klopte er weinig aan. Sterker nog: het was met zorg opgesteld. Maar in de drie jaar dat het bestond was het document negen keer geopend. Door HR. Door niemand anders.
Dat is geen content-probleem. Dat is een vorm-probleem. We zijn HR gaan zien als iets dat je kunt schrijven, en zijn vergeten dat het iets is dat je moet kunnen gebruiken.
"Het document was niet slecht. Het was alleen niet bruikbaar. Dat is een verschil dat heel veel HR-teams nog niet zien."
De juiste hiërarchie
De eerste vraag die we stelden was niet: hoe vatten we deze 83 pagina’s samen? Maar: wat wil iemand die dit opent eigenlijk weten? Vier antwoorden kwamen steeds terug:
- Welke rol heb ik, en wat hoort daarbij?
- Wat is mijn volgende stap?
- Hoe verhoudt mijn salaris zich daartoe?
- Wat moet ik doen om door te groeien?
Vier vragen. Dat werden uiteindelijk vier hoofdschermen, plus drie ondersteunende: zoek, beheer, en een overzichtspagina voor leidinggevenden.
Taal die landt
Veel HR-content is geschreven alsof er een rechter meeleest. Dat is begrijpelijk: er staan rechtspositionele afspraken in. Maar voor 99% van de momenten waarop iemand het opent, is die taal een barrière.
We hebben elke functieomschrijving herschreven met één vraag in het achterhoofd: zou een nieuwe medewerker dit begrijpen op dag één? Geen jargon. Geen "competentieprofielen". Wel: "Wat doe je in deze rol?" en "Wat verwachten we van je?"
"Zou een nieuwe medewerker dit begrijpen op dag één?"
De moed om weg te laten
De moeilijkste beslissingen gingen niet over wat erin moest, maar over wat niet. We schrapten complete hoofdstukken die juridisch correct waren maar in de praktijk nooit werden gelezen. Die zitten nu in een "meer informatie"-laag: opvraagbaar, maar niet langer in de weg.
Dat vraagt vertrouwen. Van HR, van legal, van de directie. En dat vertrouwen krijg je alleen als je laat zien dat de hoofdlijnen kloppen.
Wat het opleverde
Drie maanden na lancering zagen we de volgende cijfers:
- 78% van de medewerkers had het portaal minstens één keer gebruikt.
- −61% herhaalde HR-vragen over rollen en groei.
- Een gemiddelde NPS van 8.4 onder medewerkers.
Belangrijker dan de cijfers: leidinggevenden gebruiken het zelfstandig in 1-op-1’s. Dát is wanneer HR begint te leven.