Product League | M365 optimaal gebruiken

Keanu (HR- en M365-consultant) en Tirza (Change consultant) zijn samen aan de slag gegaan bij Product League. In dit artikel delen ze de opdracht en hoe ze die hebben aangepakt.

Van november 2021 tot januari 2022 hebben we gewerkt aan een project voor Product League. Dit bedrijf is gespecialiseerd in de ontwikkeling van (agile) digitale oplossingen. Onze opdracht was om het gebruik van SharePoint Online en Teams te optimaliseren. 

Migratie naar Office 365 was een uitdaging voor Product League

Office 365 biedt talloze mogelijkheden en kansen, maar kan ook een complex geheel zijn. Vooral wanneer gebruikers gewend zijn aan andere software of werkmethoden, kan de overgang naar Office 365 uitdagend zijn. Dat gold ook voor Product League. Daarom vroegen zij ons om SharePoint en Teams zo in te richten dat ze elkaar versterken en met alle Microsoft-programma’s effectief samenwerken.

“De samenwerking en communicatie van de ShapR consultants was boven verwachting. Dit heeft ervoor gezorgd dat het proces van de projecten soepel en zonder teleurstellingen of vertraging is verlopen.”



De realisatie door ShapR

Onze eerste stap was het structureren van SharePoint via Hubs. Zo creëerden we een overzichtelijke digitale omgeving. Om de behoeften van de medewerkers in kaart te brengen organiseerden we bovendien een kick-off met een focusgroep. Deze aanpak resulteerde in een meer flexibele, horizontale structuur van SharePoint in plaats van een starre verticale. 

Nadat we de nieuwe structuur hadden opgezet, was de volgende stap om het documentbeheer op orde te krijgen. De site- en/of teameigenaars speelden daarbij een sleutelrol. Zij waren verantwoordelijk voor het overbrengen van documenten naar de juiste locaties binnen de nieuwe structuur. Van ons kregen ze richtlijnen, tips en trucs om dit proces soepel te laten verlopen. Dit bevorderde het gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid bij de site- en/of teameigenaars. We zetten dit onderdeel van onze adoptieaanpak vaak in. Je leest er meer over in ons blog over de valkuilen van adoptie!

Interne campagne en trainingssessie

Gedurende het hele proces hebben we een interne campagne opgezet volgens onze adoptiestrategie. Herhaling bleek hierbij cruciaal. De communicatie richtte zich vooral op de impact van de migratie voor de medewerkers van Product League. Na de migratie en initiële instructies bleken sommige medewerkers behoefte te hebben aan meer uitleg en oefening. Daarom organiseerden we (online) klassikale trainingen over Teams, SharePoint en OneDrive. De focus lag daarbij op het optimaal benutten van deze applicaties binnen de werkteams. In totaal organiseerden we daarvoor vier trainingssessies.

Producten eigen maken

Na de implementatie en instructie hebben we ervoor gezorgd dat het gebruik van Office 365 binnen de organisatie kon worden verankerd. Dit deden we door voor het Project Management Office een admin-instructie op te stellen en hen een training te geven. Hierdoor waren zij in staat om beheerstaken op zich te nemen en te waarborgen dat de nieuwe werkwijze geïntegreerd bleef. 

Terugblik op het project

We kijken terug op een vruchtbare samenwerking met Product League. Tijdens het project konden we snel schakelen om aan de interne behoeften te voldoen. Voor zowel ShapR als Product League was dit een leerzaam traject. Product League waardeerde onze klantgerichtheid sterk. Tegelijkertijd bleven we realistisch over de beschikbare middelen en mogelijkheden voor dit project. Deze balans leidde tot een succesvol eindresultaat en een tevreden klant. 

“Ik ben erg tevreden over de service die exact aangepast werd aan de behoeftes van Product League. In iedere deliverable van het project werd rekening gehouden met onze cultuur en identiteit.”



Terugkijkend op dit project

Bij ShapR worden we enthousiast van innovatieve projecten waarin we met de klant kunnen brainstormen, schetsen en experimenteren. Dit maakte zulke projecten zowel boeiend als uitdagend. Want waar begin je? Door nauwe samenwerking met de klant en veel tijdsinvestering in de fundamenten, zijn we bij House of Performance tot een prachtig ontwerp gekomen. Soms voelt aandacht besteden aan het ontwerp als vertraging, maar dit kan juist de sleutel zijn tot resultaten waarvan je niet wist dat je ze zocht. Een waardevolle les die we de volgende keer zeker zullen meenemen.