De vijf stappen naar adoptie: ShapR stijl!
In de flow van digitalisering worden applicaties en tools uit de grond gestampt om het werk een stukje makkelijker en aangenamer te maken. Ook wij van ShapR implementeren digitale (HR) oplossingen bij verschillende klanten. Van een platform om informatievoorziening te verbeteren, tot oplossingen om slimmer digitaal samen te werken. Een adoptie-strategie is key binnen zo’n proces. Echter zien we terug dat er niet altijd genoeg aandacht besteed wordt aan adoptie. Of dat het belang hiervan niet goed genoeg wordt begrepen.
Adoptie is een belangrijke succesfactor van het doen slagen van de implementatie van een oplossing. Het maakt het of het breekt het. Maar hoe kun je dit nou het beste aanpakken? Hoe laat je de medewerkers van je organisatie deze oplossingen omarmen? En wat heb je daarvoor nodig?
‘’Change is hard because people overestimate the value of what they have- and underestimate the value of what they may gain by giving that up. ‘’ – James Belasco & Ralph Stayer
Vijf stappen naar adoptie
Wij passen bij ShapR vijf stappen toe die volgens onze ervaringen leiden naar een succesvolle adoptie van digitale oplossingen.
Stap 1: Analyse
Een goed begin is het halve werk. Verdiep je tijdens de ‘Analyse’ fase in het systeem, maar belangrijker nog: het probleem. Welk probleem los je voor jouw medewerkers en managers op door deze oplossing te introduceren? Hoe gaat het hen helpen in hun dagelijkse werk? Concretiseer deze ‘what’s in it for me’ per doelgroep. Breng ook de stakeholders in kaart die je tijdens het project warm moet houden, of juist heel intensief moet betrekken.
Stap 2: Plan
Stap 3: Faciliteren
In deze fase ga je je richten op het faciliteren van je medewerkers. Zorg ervoor dat je medewerkers over de juiste kennis, vaardigheden en skills beschikken om over te kunnen gaan op het nieuwe systeem. Focus je hierbij op concrete communicatie, trainingen en opleidingen. Creëer hulpmiddelen als een toolkit, Q&A of onepager. Vergeet niet je ambassadeurs ook hierbij te betrekken en te faciliteren. Zij dragen de verandering namelijk uit naar de rest van de organisatie. Gedurende dit proces is het belangrijk om constant feedback op te vragen bij je medewerkers, amabassadeurs en stakeholders. Zo voelen zij zich betrokken en vergroot de je veranderingsbereidheid.
Stap4: Livegang
Het is dan eindelijk zo ver: het moment van de livegang! Zorg ervoor dat je je adoptie activiteiten tijdig afrondt. En dat je genoeg middelen klaar hebt staan om je medewerkers op te vangen met hun vragen. Denk hierbij aan kennisbank artikelen, support en superusers die medewerkers kunnen ondersteunen.
Stap 5: Nazorg
Na de livegang stopt het adoptietraject nog niet. Let erop om genoeg aandacht te besteden aan de begeleiding van de managers om daadwerkelijk gebruik van het systeem in de praktijk te borgen. Deze fase is een goed moment om feedback op te vragen bij de eindgebruikers en een inventarisatie te doen van nieuwe of gewijzigde wensen en/of behoeften van de stakeholders. Is er sprake van een nieuwe of gewijzigde wens? Vertaal deze dan naar een nieuwe oplossing. En begin dan weer bij stap 1.
Aan de slag
- Gebruik ons ‘ShapR adoptiemodel’ om jouw adoptietraject vorm te geven.
- Creëer ten alle tijden draagvlak bij je stakeholders en houd ze up-to-date door middel van communicatie uitingen.
- Zorg ervoor dat gedurende dit traject de kennis, vaardigheden en skills van je medewerkers en managers gestroomlijnd blijven met de verwachtingen van de organisatie. Wat je aan het begin zaait, oogst je later. Bekijk ook ons ‘ ShapR groeimodel’.
