Op weg naar data gedreven performance management
Data zijn overal, en bedrijven zien steeds meer in dat hier veel potentie in zit. Ook voor performance management proberen bedrijven steeds vaker data te gebruiken om een goed beeld te scheppen van de performance van medewerkers. Bij ShapR hebben we deze trend omarmd, omdat we geloven dat data kan helpen bij een goede performance management binnen de organisatie. Alleen hoe doe je dat op een goede manier, data gebruiken om performance te meten?
De balans vinden
Meten is weten, en dat is bij performance management niet anders. Professionele ontwikkeling gaat niet zonder data te verzamelen over de prestaties en doelen van medewerkers. Wat we hierin vaak zien is dat er vooral gebruik wordt gemaakt van subjectieve data. Er wordt bijvoorbeeld een feedbackformulier ingevuld door zowel de manager als de medewerker over het presteren van de medewerker, en hierover wordt gesproken. Het risico hiervan is dat performance management meer draait om hoe collega’s en de manager naar de beoordeelde kijken, of ze dit een aardig persoon vinden. Het is daarom belangrijk om binnen je organisatiecontext op zoek te gaan naar objectief meetbare KPI’s die gelijkstaan aan goede prestaties. Zo is een KPI voor een PostNL-bezorger misschien het aantal bezorgingen per uur, maar deze is uiteraard niet van toepassing op de marketingspecialist. Het is dus belangrijk om subjectieve en objectieve KPI’s in balans te brengen.
Geen scoreboard, maar een dashboard
Wanneer KPI’s vastgesteld zijn en data zijn verzameld, is het belangrijk om de subjectieve en objectieve datapunten te combineren, visualiseren en te beoordelen. Maar: de getalletjes zijn niet alles. De prestaties van een medewerker zijn niet plat te slaan tot een 1 of een 5, er zit altijd een gedachtegang en nuance achter een beoordeling. Door een overzichtelijk dashboard te creëren met de beoordelingsdata die de basis vormt voor een uiteindelijke score, is die nuance in beeld te brengen. Zo kan zo’n dashboard de feedback, KPI’s en beoordelingen per medewerker bijhouden en weergeven. Dit stelt managers en HR-professionals in staat om een duidelijk beeld te krijgen van de prestaties en ontwikkelingen, en zo nodig bij te sturen. Bovendien faciliteert het de communicatie tussen medewerkers en management, doordat het een platform biedt voor het onderbouwen van een beoordeling.
Hoe vaak moet je meten?
Sommige data kunnen niet simpelweg uit een systeem gehaald worden, en moeten actief verzameld worden. Maar hoe vaak doe je dit dan? Idealiter meet je continu, om een actuele kijk op de prestaties te houden. Maar dit moet in evenwicht zijn met de beschikbare middelen én de bedrijfscultuur. Sommige bedrijven geven de voorkeur aan wekelijkse check-ins, terwijl andere een maandelijkse of kwartaalmeting voldoende vinden. Het is hierin belangrijk om een frequentie te kiezen die realistisch is en die waardevolle inzichten biedt zonder te verzanden in een overvloed aan data.
Tips
- Wees transparant: Zorg ervoor dat medewerkers begrijpen hoe en waarom hun data worden verzameld en gebruikt.
- Pas op voor bias: Wees alert op vooringenomenheid in data en besluitvorming om eerlijke en objectieve beoordelingen te waarborgen.
- Maak data actiegericht: Gebruik de verzamelde inzichten om gesprekken aan te gaan, ontwikkelingsplannen te maken en strategieën bij te sturen.
- Vier successen: Identificeer successen en vier deze. Dit motiveert medewerkers en benadrukt de positieve impact van hun werk.
- Houd oog voor de mens: Ondanks de focus op data, is het belangrijk om persoonlijke interacties en individuele behoeften van medewerkers niet uit het oog te verliezen.
- Schakel experts in: Wij kunnen helpen bij het opzetten van systemen die zowel data-integratie als persoonlijke ontwikkeling bevorderen.
Zorg dus voor een aantrekkelijk, digitaal platform, geautomatiseerde processen en een achterliggend dashboard om te kunnen meten en rapporteren. Mooi, nuttig en makkelijk aanpasbaar aan veranderende behoeften binnen en buiten de organisatie.
De menselijke factor
Het integreren van data in performance management is een krachtig middel om de ontwikkeling van je team te stimuleren en de doelen van je organisatie te bereiken. Echter, de menselijke factor blijft essentieel. Het gaat om het vinden van de juiste balans tussen wat de data zegt en wat de medewerkers ervaren. Bij ShapR helpen we je graag met het vinden van deze balans.
Keanu Postma
TeamleadR Digital & Data
Laura Westerlaken
UX/UI Design
Meer weten?
Wil je verder praten over hoe data jouw performance managementstrategie kan versterken? Neem contact op met ons team voor dieper inzicht en persoonlijk advies.