Contact

Drie manieren om HR-processen te optimaliseren

Herken je dit?

 

  • Voor een akkoord op een simpel verzoek moet je eindeloos op en neer mailen.

  • Wil je iets aanvragen, dan gaat dat via foutgevoelige Excelbestanden.

  • Je mailbox loopt over en je krijgt er maar geen grip op.

Voor veel bedrijven en organisaties is het een ingewikkelde taak om HR-processen gestructureerd in te richten. Meestal gebeurt dat pas wanneer er zich problemen voordoen. Wat je dan makkelijk krijgt, zijn haastige oplossingen van aan elkaar geknoopte Excelletjes en tijdrovende administratieve rompslomp. Daarna blijven deze oplossingen vaak jarenlang in gebruik onder het motto “if it ain’t broke, don’t fix it”. Het gevolg: medewerkers zijn dagelijks bijna een derde van hun werktijd kwijt aan onnodige administratieve taken. Dat moet beter kunnen.

HR-processen optimaliseren met het Power Platform van Office 365

HR-processen kun je simpel en efficiënt inrichten met behulp van het krachtige Power Platform van Office 365. Je zet er saaie processen mee om in aantrekkelijke, gebruiksvriendelijke, digitale oplossingen die veel tijd besparen. We stipten dat al aan in ons blog over de digitale transitie. Alle oplossingen zijn volledig op maat te maken. Je kunt ze afstemmen op de wensen en behoeften van de HR-afdeling, het management, de eindgebruiker en de procesbeheerder.

Hoe ziet zo’n geoptimaliseerd proces er dan uit? We geven je drie voorbeelden.

 

Ticketingsysteem

Een ticketingsysteem is een Power Platform-oplossing waarmee medewerkers aanvragen kunnen indienen. Via een gebruiksvriendelijk portal hebben ze zelf de controle over hun aanvragen en kunnen ze de status ervan volgen. Via hetzelfde portal kan de HR-medewerker de aanvragen behandelen en statusupdates doorvoeren. Het systeem maakt het indienen van aanvragen niet alleen makkelijk. Het voorkomt ook onnodige belletjes met de vraag “Hoelang duurt het nog?”.

Hoe ziet zo’n geoptimaliseerd proces met het Power Platform er dan uit? We geven drie voorbeelden.

App voor verlofaanvraag

Voor kleinere organisaties is een uitgebreid personeelssysteem vaak te kostbaar. Bovendien biedt het oplossingen voor dingen die zij nog niet tegenkomen. Toch hebben ook kleinere organisaties behoefte aan digitale HR-oplossingen. Bijvoorbeeld een gebruiksvriendelijke tool om verlof aan te vragen. Met Power Apps kun je zo’n tool maken. Nadat een medewerker een verlofaanvraag heeft ingediend, stuurt de verloftool de aanvraag automatisch naar de manager. Zodra die het verlof heeft goedgekeurd, krijgt de medewerker een automatische bevestiging.

Onboarding-app

Onboarding is cruciaal in de Employee Life Cycle . Met een onboarding-app kunnen nieuwe medewerkers op een overzichtelijke manier kennismaken met de organisatie. In de app vinden ze informatie over de organisatie, belangrijke linkjes, een checklist met taken voor de eerste periode en een lijst met collega’s. De nieuwe medewerker kan in de app ook een profielfoto en extra gegevens toevoegen aan het Office-account. Dat zorgt voor een persoonlijkere kennismaking met de collega’s.

Naast meer efficiency een toegenomen employee experience

Het Power Platform brengt betrouwbare, tijdbesparende oplossingen om HR-processen in te richten binnen handbereik. Tegelijk zijn die oplossingen aantrekkelijk, gebruiksvriendelijk en ondersteunen ze de werknemer. De winst is daardoor niet alleen efficiency, maar ook meer werkgeluk en een betere employee experience. En dat is van essentieel belang voor het behouden van talent.

Keanu Postma

TeamleadR Digital & Data

Meer weten?

Geschreven door Keanu. Meer weten over het optimaliseren van HR-processen en hoe ShapR jou daarmee kan helpen? Neem contact op met Keanu.