Reorganiseren: een harteloze actie vanuit de directie die alleen maar hun eigen zakken willen vullen! Of niet?
Geloof me: het is niet niks om degene te moeten zijn die besluit om te gaan reorganiseren. Ik heb zelf meerdere reorganisaties begeleid tijdens mijn loopbaan. Meer dan eens was ik onderdeel van een reorganisatieteam dat de verandering met pijn in het hart initieerde en begeleidde.
De directie heeft over het algemeen preventief al meerdere interventies gedaan om een reorganisatie te voorkómen. Als deze interventies niet het gewenste en benodigde effect hebben is het niet meer te vermijden: er móet gereorganiseerd worden.
Het reorganisatieteam
De directie en Finance zijn vaak degenen die erachter komen dat de organisatie niet langer op dezelfde manier door kan gaan. Er moeten kosten bespaard worden, slimmer/efficiënter gewerkt worden of marktomstandigheden vragen iets anders van de organisatie. Dit vraagt het oprichten van een reorganisatieteam dat de komende reorganisatie helpen vormgeven, voorbereiden en (bege)leiden.
In een reorganisatieteam zitten verschillende interne stakeholders, afhankelijk van de aard en omvang van de reorganisatie. Een aantal veelvoorkomende interne stakeholders:
- Directie/Management: De directie speelt een initiërende en besluitvormende rol bij het sturen en leiden van de reorganisatie. Zij bepalen de strategie en doelstellingen en sturen het reorganisatieteam aan.
- Financiën: De financiële afdeling beoordeelt de financiële implicaties van de reorganisatie. Deze afdeling brengt de benodigde kostenbesparingen, investeringen en budgettering in kaart.
- Legal: Advocaten en, indien aanwezig, de afdeling Legal spelen een rol bij het borgen van de wettelijke naleving van de reorganisatie. Hierbij is hun kennis op het gebied van arbeidswetgeving, collectieve arbeidsovereenkomsten en het sociaal plan belangrijk. Legal is binnen het reorganisatieteam verantwoordelijk voor het begeleiden van eventuele juridische procedures die kunnen voortvloeien uit de reorganisatie.
- HR: HR-professionals zijn nauw betrokken bij de reorganisatie. Zij zijn verantwoordelijk voor het HR-beleid, zowel aan de structuurkant als aan de sociale kant. Denk aan: het opstellen of actualiseren van het sociaal plan, het inventariseren van te vervallen of te wijzigen functies en het begeleiden van de verschillende gesprekken. Ook voert HR het afspiegelingsprincipe en uitwisselbaarheidstoetsen uit en maakt herplaatsingsplannen. Ook begeleidt HR eventuele ontslagen medewerkers en diens managers.
- Communicatie: Communicatiespecialisten zijn belangrijk voor de interne en externe communicatie rondom de reorganisatie. Inclusief het informeren van medewerkers, klanten, leveranciers en andere in- en externe belanghebbenden over de veranderingen en de motivatie erachter. Eventueel wordt vanuit deze afdeling de pers te woord gestaan. Wij vinden het vanuit ShapR natuurlijk het mooiste als er nauwe samenwerking plaatsvindt tussen HR en communicatie.
- Operationele afdelingen: Vertegenwoordigers en managers van operationele afdelingen kunnen input leveren over hoe de reorganisatie de dagelijkse activiteiten zal beïnvloeden, inclusief eventuele uitdagingen en kansen.
De samenstelling van een reorganisatieteam kan variëren afhankelijk van de specifieke behoeften, de omvang en context van de organisatie. Hieronder vind je terug welke stappen er allemaal komen kijken bij het leiden en begeleiden van een reorganisatie.
Het reorganisatieproces
Het reorganisatieproces is een uitvoerig en gevoelig proces. Hierbij is het belangrijk om de betrokken managers en medewerkers goed te begeleiden en te faciliteren. Daarnaast is het belangrijk om te bepalen vanaf welke stap de communicatie gaat starten. Je wil tijdig genoeg laten weten wat er staat te gebeuren, maar je wilt ook geen halve informatie geven waar managers en medewerkers alleen maar zenuwachtig van worden terwijl ze nog niet precies weten wat dat betekent. Dat kan juist meer kwaad dan goed doen.
Een mogelijk reorganisatieproces
Let op! Iedere reorganisatie is anders en kent een andere doorlooptijd en gevoeligheid.
- Strategiebepaling: Het directieteam stelt de strategische doelstellingen van de reorganisatie vast, inclusief de gewenste resultaten, benodigde besparingen, de scope van de reorganisatie en de doorlooptijd.
- Analyse en plannen maken: Het reorganisatieteam wordt vanaf deze stap betrokken bij het programma. Zoals je al eerder las zijn er veel disciplines betrokken die allemaal vanuit hun eigen expertise een belangrijke bijdrage leveren vanaf de analysefase. Het reorganisatieteam voert een grondige analyse uit van de huidige situatie, inclusief organisatiestructuren, personeelsbestand, processen, systemen en financiën. Op basis hiervan worden plannen ontwikkeld voor herstructurering en herpositionering.
- Communicatie en betrokkenheid: Het team ontwikkelt een communicatiestrategie om alle belanghebbenden, zowel intern als extern, op de hoogte te stellen van de reorganisatieplannen, de redenen erachter en de verwachte impact. Ook zorgt het voor betrokkenheid van managers, medewerkers en andere belanghebbenden bij het reorganisatieproces.
- Herontwerp van organisatiestructuren: Het team herziet en herontwerpt de organisatiestructuren, inclusief afdelingen, teams, rapportagelijnen en functieprofielen, om de efficiëntie, effectiviteit en flexibiliteit van de organisatie te verbeteren.
- HR-plannen: Het team ontwikkelt HR-plannen, waaronder het, indien nodig, aanvragen van een ontslagvergunning en het bepalen van de te vervallen functies/rollen/aantallen medewerkers. Zodra dit duidelijk is kan worden gestart met het uitvoeren van het afspiegelingsprincipe en de uitwisselbaarheidstoetsen. Indien van toepassing speelt HR ook een rol in het opstellen van een sociaal plan of vrijwillig vertrekregeling. Ook begeleidt HR-managers en medewerkers bij herplaatsing, coaching en loopbaanbegeleiding en/of koppelt medewerkers aan externe coaches. Uiteraard begeleidt HR-managers en medewerkers bij de eventuele ontslagprocedures volgens de geldende wet- en regelgeving.
- Financiële planning en budgettering: Het team evalueert de financiële implicaties van de reorganisatie, inclusief kostenbesparingen, investeringen, herstructureringskosten en budgettering voor de implementatie van veranderingen.
- Juridisch en compliance management: Het team zorgt ervoor dat de reorganisatie voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving, inclusief arbeidsrechtelijke vereisten, collectieve arbeidsovereenkomsten en eventuele juridische procedures die kunnen voortvloeien uit de reorganisatie.
- Implementatie en evaluatie: Het team begeleidt de implementatie van de reorganisatieplannen, monitort de voortgang en evalueert de resultaten om ervoor te zorgen dat de beoogde doelstellingen worden behaald en eventuele aanpassingen tijdig worden doorgevoerd.
Conclusie
Reorganisaties worden door getroffen medewerkers vaak gezien als een harteloze actie. Maar het is meestal niet zo zwart-wit. Als iemand die zelf reorganisaties heeft geleid, kan ik je vertellen dat het een ingewikkeld en moeilijk proces is. Ook voor het reorganisatieteam! Het is geen beslissing die zomaar wordt genomen en er komt veel bij kijken. Het draait niet alleen om geld besparen, maar zorgt er ook voor dat de organisatie klaar is voor de toekomst. Een reorganisatie kan ervoor zorgen dat het grootste deel van het personeelsbestand hun baan juist wél kan behouden. Het is vaak dé interventie om ervoor te zorgen dat de organisatie haar waarde kan blijven bieden in de vorm van onderscheidende diensten/producten. Door goed te communiceren, iedereen erbij te betrekken en de getroffen medewerkers te helpen, kunnen reorganisaties op een goede manier worden uitgevoerd.
Lisette de Greef
Algemeen Directeur