Renewi | aantrekkelijke HR-regelingen
Onze teamleden Laura (grafisch vormgever) en Keanu en Carmen (HR-consultants) hebben aan een project gewerkt bij het internationale waste-to-productbedrijf Renewi. In deze klantcase beschrijven ze de opdracht en hun werkwijze.
Renewi is een van de meest toonaangevende recyclingorganisaties in Europa. Nadat ze hun HR-regelingen hadden geharmoniseerd, wilden ze die herschrijven, digitaliseren en visueel aantrekkelijk vormgeven. Het Total Rewards-team van Renewi vroeg ShapR daarbij om ondersteuning. Van mei tot september 2022 hebben wij aan de uitvoering van dit project gewerkt.
Heldere regelingen opstellen
HR-regelingen zijn vaak langdradig en lastig te begrijpen voor medewerkers. Het gevolg is dat de afdeling HR met veel vragen te maken krijgt. We zijn het project daarom gestart met het herschrijven van de HR-regelingen zonder deze inhoudelijk te veranderen. Onze aanpak richtte zich op het beknopt en begrijpelijk beschrijven van de inhoud van de regelingen. We maakten ze leesbaar voor alle medewerkers van Renewi. Dat deden we door een gestructureerde opbouw te hanteren, vakjargon te vermijden en voorbeelden te gebruiken. In dat hele proces hielden we ook rekening met de communicatiestijl van Renewi.
“Zonder jullie hulp zouden we dit niet zo succesvol en mooi hebben kunnen afronden. We vormen een topteam en jullie maken daar zeker onderdeel van uit.”
Compacte teksten voor het personeelshandboek
De herschreven HR-regelingen zijn daarna geplaatst op het interne online medewerkersportaal van Renewi. Voor het personeelshandboek schreven we vervolgens een beknopte samenvatting van de HR-regelingen. Dat werd een tekst die nog compacter is. Alleen de kern van de regeling is in het personeelshandboek opgenomen. Via hyperlinks en QR-codes kunnen de medewerkers op het medewerkersportaal de volledige regeling raadplegen.
Van heldere compacte tekst naar aantrekkelijk handboek
Heldere, compacte tekst, is één aspect van duidelijke HR-regelingen. Het visueel aantrekkelijk presenteren is een ander, net zo belangrijk aspect. We brachten daarvoor eerst structuur aan door de verschillende HR-regelingen in thema’s onder te brengen. Onze grafisch vormgever Laura ontwierp vervolgens voor ieder thema een eigen pictogram en koos kleuren in lijn met de huisstijl van Renewi. Daarna stileerde ze het handboek met gebruik van Renewi’s kleurenpalet en beeldmateriaal. Het resultaat is een voor alle medewerkers herkenbaar, duidelijk en aantrekkelijk personeelshandboek.
Een digitaal en een fysiek personeelshandboek
Bij Renewi zijn de medewerkersdoelgroepen heel divers. Er werken medewerkers op kantoor met een zakelijke laptop. Terwijl anderen midden in de praktijk van de afvalverwerking en -recycling staan. Daarom ontwikkelden we twee producten. Een digitaal personeelshandboek, toegankelijk via laptop of mobiel. En een fysiek personeelshandboek om te plaatsen op diverse werklocaties. Zo maakten we de informatie voor alle medewerkers toegankelijk, ongeacht hoe en waar ze hun werk uitvoeren.
Terugkijkend op dit project
Bij ShapR richten we ons vooral op digitale oplossingen. Het ontwerpen van een fysiek personeelshandboek hadden we niet eerder gedaan. Dat bracht nieuwe uitdagingen met zich mee. Het vereiste andere formats en een andere manier van ontwerpen. Door nauwe samenwerking met Renewi en extern betrokken partijen konden we die uitdagingen goed aangaan. We hebben dan ook een indrukwekkend eindresultaat bereikt. De onaantrekkelijke en complexe HR-regelingen zijn helemaal herzien en zowel digitaal als fysiek samengebracht. Een prestatie waar we trots op zijn!
